Tietosuojakäytäntö on laadittu, sillä Eino Roiha -instituutti käsittelee toiminnassaan opiskelijoiden, kirjatilausten tekijöiden ja henkilökunnan tietoja. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta instituutin henkilökunnalle voidaan tarjota työvälineitä työtehtävien hoitamisen, opiskelijoiden opiskelun sekä kirjojen myynnin mahdollistamiseksi.

1. Rekisterin nimi

Eino Roiha -instituutin oppilas- ja asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Eino Roiha -instituutti, Eino Roiha -säätiö
PL 35 (M)
Seminaarinkatu 15
40014 Jyväskylän yliopisto
Y-tunnus 1798036-7

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Jouni Kettunen
Toimitusjohtaja
jouni.kettunen[at]roihainstituutti.fi
050 441 9787

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja opiskelijoista/asiakkaista:

• etunimi
• sukunimi
• sosiaaliturvatunnus
• sähköpostiosoite
• kotiosoite
• puhelinnumero
• työpaikan tiedot
• laskutustiedot.

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Kun haet opiskelijaksi Eino Roiha -intituuttiin tai kun tilaat Eino Roiha -säätiön kustantamia kirjoja, käsittelemme henkilötietojasi, jotka ilmoitat kirjatilauslomakkeessa tai opiskelupaikan hakemuksessa ja sen liitteissä. Instituutti on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvällä tavalla noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Henkilötietoihin on pääsy Eino Roiha -instituutin suunnittelu- ja hallintohenkilöstöllä sekä opetushenkilöstöllä.

6. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja käsitellään ja arkistoidaan Eino Roiha -instituutin arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Hylättyjen hakijoiden hakemuksia säilytetään kaksi vuotta, hyväksyttyjen hakijoiden hakemuksia säilytetään viisi vuotta. Hyväksyttyjen hakijoiden lista säilytetään pysyvästi. Rekisteristä voidaan poistaa henkilötietoja opiskelijan/asiakkaan pyynnöstä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Käytämme tietolähteenä verkko- tai paperilomakkeella antamiasi tietoja, jotka on kerätty opiskelijaksi hakeutumisen tai kirjatilauksen yhteydessä.

8. Tietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle muuta tarkoitusta varten. Henkilötiedot voidaan luovuttaa vain Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

9. Rekisterin suojaus

Asiakasrekisterin tietoturvallisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Rekisterin käyttö on suojattu mm. palomuurilla ja pääsy konesaliin on asiattomilta kielletty. Pääsy asiakasrekisterin tietokantaan on rajoitettu henkilökohtaisilla tunnuksilla, salasanoilla ja käyttäjäoikeuksilla. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja rekisteritietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia.

10. Henkilötietojen tarkistusoikeus

Rekisteriin tietonsa antaneella on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tarkistaaksesi, mitä henkilötietoja sinusta on kerätty rekisteriin, ota yhteys sähköpostitse rekisterin yhteyshenkilöön. Rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin pyritään vastaamaan seitsemän arkipäivän kuluessa.